Ihre Gäste sind bereit zu buchen, zu bezahlen und loszulegen. Die eigentliche Frage lautet: Lassen Sie sie einfach machen oder zwingen Sie sie dazu, auf Hilfe zu warten?
Personalbeschaffung ist schwierig. Gute Mitarbeiter zu halten ist noch schwieriger. Doch der Druck auf Ihren Umsatz lässt nie nach. Hier ist die gute Nachricht:Die weltweit erfolgreichsten Freizeiteinrichtungen lösen dieses Problem nicht, indem sie einfach mehr Personal einstellen– sie lassen intelligente Technologie für sich verkaufen, registrieren und Kunden binden. Dies ist Ihr praktischer Leitfaden, wie Sie genau das umsetzen können.
Das Personalparadoxon, das jeder Veranstaltungsbetreiber kennt
Stellen Sie sich einen geschäftigen Samstagabend vor. Ihr Familienunterhaltungszentrum ist voll, zwei Geburtstagsfeiern stehen kurz vor dem Start, an der Rezeption stehen sechs Familien Schlange, und Ihr Telefon klingelt ununterbrochen wegen Buchungsanfragen. Ihr Team ist völlig ausgelastet. Ihnen entgehen buchstäblich Einnahmen, weil die Atmosphäre chaotisch wirkt und einige dieser Familien einfach gehen werden.
Das ist das Personalparadoxon:Die Nachfrage erreicht ihren Höhepunkt genau dann, wenn der Betriebsdruck am größten ist, und die herkömmliche Lösung – mehr Personal einzustellen – ist langwierig und kostspielig.
Doch die Daten aus über 25 Jahren Zusammenarbeit mit Kartbahnen, Trampolinparks und anderen Freizeitparks in mehr als 70 Ländern zeigen:Die Freizeitparks, die am schnellsten wachsen, sind nicht diejenigen mit dem meisten Personal. Es sind diejenigen mit den intelligentesten Systemen.
Bevor wir uns mit den Lösungen befassen, sollten wir uns ehrlich fragen, wo das Geld verloren geht. Die meisten Veranstaltungsorte verzeichnen an fünf vorhersehbaren Stellen Einnahmeverluste:
- Gäste, die Ihre Website außerhalb der Öffnungszeiten besuchen und nicht buchen können – und deshalb zu einem Mitbewerber wechseln, bei dem dies möglich ist
- Kunden ohne Termin, die eine lange Warteschlange am Empfang sehen und gehen, bevor sie überhaupt Hallo gesagt haben
- Anfragen zu Veranstaltungen, die erst nach mehrmaligem Hin und Her zu einer Buchung führen
- Nichterscheinen, bei denen nie eine Mahnung verschickt wurde, weil niemand Zeit hatte
- Verpasste Upselling-Gelegenheiten, weil das Personal zu sehr mit der Abwicklung einfacher Transaktionen beschäftigt ist
Jedes einzelne dieser Probleme lässt sich lösen – ohne auch nur eine einzige Neueinstellung. Gehen wir sie der Reihe nach durch.
FEC-Strategie 1: Gäste sollen dienstags um 23 Uhr buchen können
Ihr Veranstaltungsort ist geschlossen. Ihr Team schläft. Aber irgendwo scrollt gerade ein Elternteil durch Instagram, hat einen gesponserten Beitrag für Ihr Kartcenter gesehen, darauf geklickt – und kann nun nicht buchen. Bis zum nächsten Morgen wird er es wahrscheinlich schon wieder vergessen haben.
Die Online-Buchung ist Ihr umsatzstärkster und kostengünstigster Verkäufer, der rund um die Uhr für Sie im Einsatz ist, auch wenn Ihr Geschäft geschlossen ist. Sie erfasst die Kaufabsicht in dem Moment, in dem sie entsteht.
Die Auswirkungen gehen über den reinen Komfort hinaus. Gäste, die online buchen, geben in der Regel mehr aus – denn der Buchungsablauf bietet Ihnen einen strukturierten, ablenkungsfreien Moment, um Upgrades, Zusatzleistungen und Pakete anzubieten. Ein Laufkundschaft steht bereits an Ihrem Schalter; bei ihm ist der Preis bereits fest verankert. Ein Online-Bucher befindet sich hingegen in der Entdeckungsphase, und das ist eine ganz andere Psychologie.
Balazs Budias
Inhaber und Geschäftsführer, Battaring Karting Center, UngarnMitdem Online-Buchungssystem von BMI Leisure können Gäste Termine reservieren, Aktivitäten auswählen, im Voraus bezahlen (oder eine Anzahlung leisten) und erhalten eine automatische Bestätigung – und das alles, ohne dass Ihr Team einen Finger rühren muss. Das System ist vollständig mit Ihrem POS-System und Ihrem Kiosk vor Ort synchronisiert, sodass Doppelbuchungen der Vergangenheit angehören.
Was eine intelligente Online-Buchung für Ihre Zahlen bewirkt
- Erfasst die Nachfrage rund um die Uhr (besonders wichtig für die Abendstunden, Feiertage usw.)
- Möglichkeit, eine Vorauszahlung oder eine Anzahlung zu verlangen – wodurch die Zahl der Nichterscheinen drastisch reduziert wird
- Bietet strukturierte Zusatzverkäufe an (Speisen und Getränke hinzufügen, auf das Premium-Paket upgraden, ein Armband hinzufügen)
- Leitet Kundendaten direkt in Ihr CRM ein, um sie für zukünftige Marketingmaßnahmen zu nutzen
- So kann sich das Personal an der Rezeption auf das Empfangserlebnis konzentrieren, statt auf die Abwicklung von Transaktionen
FEC-Strategie 2: Mit intelligenten Selbstbedienungskiosken für Freizeiteinrichtungen Warteschlangen in Umsatz verwandeln
Eine Warteschlange ist ein Symptom. Sie zeigt an, dass die Nachfrage Ihre Kapazitäten übersteigt – und in einer Freizeiteinrichtung ist das besonders schädlich, da es das Erlebnis beeinträchtigt, noch bevor es überhaupt begonnen hat. Niemand möchte 20 Minuten warten, um eine Verzichtserklärung zu unterschreiben, bevor er an den Start gehen kann.
Selbstbedienungskioske (SSKs) lösen dieses Problem, indem sie die Aufgaben des Check-ins, der Registrierung und der Bezahlung gleichzeitig auf mehrere Kontaktpunkte verteilen – das bedeutet, dass Sie einen Ansturm von 40 Personen, die gleichzeitig eintreffen, bewältigen können, ohne dass es an der Rezeption zu einem einzigen Engpass kommt.
Der eigentliche Vorteil? Ihre Mitarbeiter können das tun, was Menschen am besten können.
Wenn Kiosksysteme die Transaktionen übernehmen, kann sich Ihr Team auf die Gästebetreuung, die Sicherheit, die Atmosphäre und die Momente konzentrieren, die dafür sorgen, dass Gäste wiederkommen. Das ist kein Verlust an Gastfreundschaft – es ist eine Aufwertung.
FEC-Strategie 3: Keine Partybuchungen mehr durch administratives Chaos verlieren
Geburtstagsfeiern und Firmenveranstaltungen sind die umsatzstärksten Buchungen im Kalender Ihres Veranstaltungsortes. Eine einzige Gruppenbuchung kann das Zehnfache eines normalen Spontanbesuchs einbringen. Und doch ist der Prozess von der Anfrage bis zur Bestätigung für die meisten Veranstaltungsorte ein Labyrinth aus E-Mails, Telefonaten, Tabellen und Missverständnissen.
Das sind Einnahmen, die jeden Tag auf dem Spiel stehen.
Software für das Party- und Eventmanagement schließt die Lücke zwischen Anfrage und Buchung– sie bietet Gästen ein reibungsloses, strukturiertes Buchungserlebnis und Ihrem Team eine zentrale Übersicht, über die sich alle Veranstaltungsdetails ohne langwierigen Hin und Her verwalten lassen.
- Kunden buchen Partys online und wählen dabei in einem einzigen Schritt Datum, Uhrzeit, Gruppengröße, Dekoration und Extras aus
- Vorlagen für Geburtstagsfeiern und Firmenpakete sparen bei jeder Buchung Zeit bei der Einrichtung
- Automatisierte E-Mails bestätigen Buchungen, versenden Erinnerungen und erfassen Informationen vor der Veranstaltung
- Ablaufpläne mit Veranstaltungsübersichten sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter am Tag der Veranstaltung auf dem Laufenden bleiben
BMI Leisure’s Modul „Party & Event Booking“ deckt den gesamten Lebenszyklus ab – vom ersten Klick bis zur Schlussrechnung –, wobei die Automatisierung die Hauptarbeit übernimmt, sodass sich Ihr Team darauf konzentrieren kann, am Tag der Veranstaltung ein unvergessliches Erlebnis zu bieten.
FEC-Strategie 4: Die mobile App ist ein Verkaufsberater im Taschenformat für Ihre Freizeiteinrichtung
Jeder Gast, der Ihre Marken-App herunterlädt, wird zu einer Person, die Sie direkt und kostenlos erreichen können. Das ist ein bedeutender geschäftlicher Vorteil – und die meisten Veranstaltungsorte lassen ihn völlig ungenutzt.
BMI Leisure Activity Box verwandelt Ihren Veranstaltungsort in eine stets aktive digitale Verbindung. Gäste können über ihr Smartphone buchen und bezahlen, Push-Benachrichtigungen zu Angeboten und Verfügbarkeiten erhalten, ihre Treuepunkte und Erfolge verfolgen, Ranglisten und Rennergebnisse einsehen und die App als digitale Mitgliedskarte nutzen.
Warum dies für den Umsatz von Bedeutung ist
Push-Benachrichtigungen haben eine deutlich höhere Öffnungsrate als E-Mails. Eine zum richtigen Zeitpunkt versendete Benachrichtigung – „Seit Ihrem letzten Lauf sind bereits sechs Wochen vergangen. Buchen Sie diese Woche und erhalten Sie 10 % Rabatt“ – erreicht eine interessierte Zielgruppe genau in dem Moment, in dem sie vielleicht nach einer neuen Aktivität sucht. Das ist personalisiertes, automatisiertes und kostenloses Marketing, das sich auf Ihren gesamten Kundenstamm ausweiten lässt, ohne dass jemand aus Ihrem Team auch nur eine einzige Nachricht versenden muss.
So sieht 25 Jahre Erfahrung in der Freizeitbranche in der Praxis aus.
BMI Leisure arbeitet mit über 70 Ländern zusammen, von Einzelbetrieben bis hin zu Unterhaltungskonzernen mit mehreren Standorten. Unsere Kunden erhalten nicht nur Software – sie erhalten einen Partner, der die betrieblichen Herausforderungen eines stark frequentierten Veranstaltungsortes versteht und über bewährte Strategien verfügt, um dessen Rentabilität zu steigern.
Häufig gestellte Fragen
Lösungen für Freizeiteinrichtungen, die intelligenter wachsen möchten
Wie kann eine Freizeiteinrichtung ihren Umsatz steigern, ohne zusätzliches Personal einzustellen?
Durch den Einsatz von Systemen, die rund um die Uhr für Sie verkaufen, Buchungen vornehmen und mit Kunden interagieren. Die Online-Buchung erfasst die Nachfrage, auch wenn Ihr Betrieb geschlossen ist. Selbstbedienungskioske beseitigen Engpässe an der Rezeption. Marketing-Automatisierung holt ehemalige Kunden zurück. Software für die Party- und Veranstaltungsorganisation wandelt Anfragen in Buchungen um, ohne dass ein manueller Hin- und Her-Austausch erforderlich ist. Zusammen bilden diese Elemente einen Umsatzmotor, der im Hintergrund läuft, während sich Ihr Team darauf konzentriert, außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten.
Was ist ein Selbstbedienungskiosk für Freizeiteinrichtungen?
Ein Selbstbedienungskiosk (SSK) ist ein mit dem Markenlogo versehenes Touchscreen-Terminal, an dem Gäste buchungen vornehmen, bezahlen, sich registrieren, Verzichtserklärungen unterzeichnen, Spielkarten aufladen und vieles mehr erledigen können, ohne die Hilfe von Mitarbeitern in Anspruch nehmen zu müssen. Die SSKs von BMI Leisure unterstützen mehrere Sprachen und sind direkt mit dem zentralen Buchungssystem verbunden.
Inwiefern hilft eine Software für das Party- und Veranstaltungsmanagement Unternehmen der Freizeitbranche?
Es automatisiert den gesamten Buchungszyklus – von der Online-Anfrage über die Bezahlung, die Bestätigung und die Kommunikation vor der Veranstaltung bis hin zu den Ablaufplänen – und entlastet Ihr Team so von Verwaltungsaufgaben. Mit dem Party-Modul von BMI Leisure können Kunden online buchen, automatische Erinnerungen erhalten und ihre Buchung über ein Selbstbedienungsportal selbst verwalten. Das bedeutet weniger E-Mails, weniger übersehene Details und eine schnellere Umwandlung von der Anfrage zur bezahlten Buchung.
Können auch kleine Veranstaltungsorte von diesen Systemen profitieren, oder sind sie nur für große Betreiber gedacht?
Beides. BMI Leisure arbeitet sowohl mit Einrichtungen, die nur eine einzige Aktivität anbieten – etwa eine einzelne Kartbahn oder einen Trampolinpark –, als auch mit länderübergreifenden Unterhaltungskonzernen, die mehrere Standorte und verschiedene Aktivitäten betreiben.
Sind Sie bereit, mehr zu verkaufen?
Sprechen Sie mit unserem Team, und wir zeigen Ihnen die beste FEC-Strategie – wie Ihr Betrieb am meisten profitieren kann, ohne dass der Betrieb dabei großartig gestört wird. Keine Standard-Demos – sondern ein echtes Gespräch über Ihre Zahlen.
